Relaciones Informativas

La principal labor del responsable de comunicación son las relaciones informativa y a ellas dedica la mayor parte de su tiempo, sobre todo en aquellas empresas que cotizan en bolsa y cuya actividad ocupa las primeras páginas de los principales diarios del pais.

Por relaciones informativas s entienden todas aquellas iniciativas que tienen como objetivo gestionar la imagen que de la entidad tienen los distintos medios de comunicaión del país donde esta opera. De ahí la importancia de que el responsable de comunicación sea una persona muy experta en asuntos relacionados con los medio ya que su experiencia puede sacar a la empresa de más de un apuro. Conocer los flujos comunicacionales y las rutinas de producción de las empresas informativas permite al responsable del departamento que todos sus mensajes no se pierdan en el vacío y nbo cumplan con los objetivos deseados.

El responsable de las relaciones informativas deberá estar imbuido de un objetivo: hacer que la organización ocupe un espacio positivo en el orbew comunicativo. Pero esto no significa que cuanto mas se hable de la empresa en los medios de comunicación, mejor. Tiene que prevalecer la calidad sobre la cantidad, esta máxima que ha sido muy utilizada en otros trabajos, aquí adquiere una vital importancia para garantizar el buen funcionamiento del departamento de comunicación. Se debe cuidar la aparición, para no vulgarizar la institución, la empresa o el líder político que el profecional trata de apoyar. Uno de los valores más importantes para una entidad a la hora de enviar sus mensajes a los periodistas es su credibilidad, por ello hay que evitar todas aquellas acciones que pueden dañarla. La mentira no es rentable y puede acabar con la imagen de la empresa más sólida y con más tradición del país.

El responsable de comunicación debe conseguir que su departamento se convierta en una fuente fidedigna de información, por ello las relaciones informativas están encaminadas a seleccionar material propioi para su suministro a los medios de comunicación y responder a las peticiones informativas internas y externas de la organización

Buzón de Sugerencias

A través de esta herramienta se consigue saber cuál es la opinión de los empleados acerca de la institución. En el buzón de sugerencias se recogen todas aquellas dudas o preguntas que surgen de cualquier persona de la organización y que permiten determinar cuáles son los problemas encontrados en el trabajo cotidiano.

Eventos Internos

Son aquellas actividades que persiguen la cohesión del grupo. Suelen sser actividades lúdicas en las que tanto directivos como empleados participan al mismo nivel. Sirven para fomentar los sentimientos de pertenencia a un grupo.

La gestión de un Evento Interno suele ser compleja
y requerir gran dedicación por parte del equipo
organizador. Son muchas las variables en juego que
pueden hacer que este tipo de acciones cara a cara
sean un éxito o fracasen. Les acercamos algunas
claves y errores frecuentes, y un listado de algunos
casos en donde un Evento Interno puede ser de
gran ayuda para potenciar la comunicación.

1- Detectar la oportunidad.
2- Evaluar recursos.
3- Planificar.
4- Ser creativo.
5- Documentar la gestión.

 

Cursos y Seminarios

Tienen como finalidad hacer comprender al empleado el funcionamiento y la política general. Son cursos de formación que se celebran un par de veces al año en los que se dan a conocer las nuevas propuestas o los nuevos procedimientos a seguir dentro de la empresa.

Cursos Son actividades de perfeccionamiento de entre 12 y 80 horas, en torno a temas específicos que nacen de las necesidades de las instituciones solicitantes y que son diseñados en conjunto con académicos de nuestra universidad. Seminarios Corresponden a eventos que se realizan en torno a una temática especial, en un tiempo determinado (entre 12 y 40 hrs.), con el fin de profundizar sobre alguna nueva normativa, conocer algún nuevo principio pedagógico y debatir sobre ellos o dar a conocer las potencialidades de alguna metodología o recurso didáctico especial.

Informe de Prensa

Es un dossier en el que se recopilan todas aquellas noticias publicadas en los medios escritos y que tienen algo que ver con la actividad empresarial de la organización.

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, es la descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata, en otras palabras, de la acción y efecto de informar.

Por otra parte el término informe puede tener su origen en el latin informis. En este sentido, hace referencia a aquello que no tiene la forma, figura y perfección que le corresponde o que es de forma vaga e indeterminada.

Tablón de Anuncios

Son aquellos com8unicados dirigidos a tolos los empleados en los que se dan a conocer todas las actividades llevadas a cabo por la empresa. Suelen enviarse por correo electrónico y sus contenidos versan spbre los nuevos productos y procedimientos a seguir para el desarrollo de la actividad empresarial.

Los tablones de anuncios clasificados son sitios especializados en la publicación de anuncios por palabras. La gran mayoría son gratuitos y te permiten publicar tus anuncios por un determinado tiempo y con una cierta cantidad de palabras.

Algunos tablones de anuncios te permiten publicar fotos sin costo, otros puede que te cobren por añadir alguna fotografía o por añadir tu anuncio en la sección de anuncios destacados. Publicar avisos gratis es una alternativa interesante para hacer publicidad de tu negocio.

Manual de Imagen

Manual o instructivo que recoge toda la información sobre los elementos que conforman la identidad visual de la institución.

Contenidos del Manual:

• Logotipo
• Versiones del logotipo
• Colores y tipografía corporativa
• Usos incorrectos
• Impresos corporativos
• Publicaciones
• Publicidad
• Señalética
• Uniformes y vehículos
• Material de reproducción

para poder definir una buena imagen personal o institucional es necesario contar con un sustento que permita comunicar nuestro mensaje, de manera tal que todos entiendan quiénes somos, qué hacemos, y cómo lo hacemos para que se forje en su mente

Manual de Acogida

Cuando una persona se incorpota en una empresa, muchas veces su conocimiento sobre la empresa es escaso o inexistente, por ello es necesario que reciba una información básica sobre la misma. Esta información se materializa en el manual de acogida, un documento en el que se recohe la historia de la organizaión, la visión estratégica, su misión y el proyecto empresarial vigente.

Debe ser un manual atractivo que incite a su lectura, de fácil manejo y que pueda convertirse en un libro de consulta siempre que el empleado lo necesite.

Un manual de acogida debe presentar los siguientes puntos:

1. Presentación de la entidad: historia, actividades, organización, funcionamiento, filosofia, y valores de la misma
2. Situación de la empresa en su entorno: relaciones con la profesión, los clientes, los proveedores, participación en la vida regional, actividades adicionales de índole cultural, deportiva, etc.
3. Deficición de la política social de la empresa: estatuto de los trabajadores, sistemas de remuneraciones e incentivos, normas de promoción y evolución, seguridad e higiene, horarios, etc.

El objetivo de este documento es crear un contexto inicial positivo, que el empleado perciba que se incorpora una empresa de prestigio, que se preocupa por sus trabajadores, para que se sientan acogidos en el seno de una empresa.

Publicación Interna

Su periodicidad y contenido irá en función del tamaño y actividad de la organización. suele ser un boletín, folleto o revista enn el que se recopila todo tipo de información de interés para los empleados de la empresa: noticias del sector, información financiera, promociones.

Toda empresa, para una buena gestión, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr. Aplicará, después, todos los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para conseguir alcanzar esos objetivos fijados.

Por tanto, la comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuales son esos planes, esos objetivos a alcanzar y su grado de participación y esfuerzo en esa tarea.

Internet

Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial.

En la Internet encontramos:

• Los paquetes son públocos.
• El costo no siempre puede controlarse
• Gestión complicada
• Políticas débiles
• Fuerza difuminada
• La organización no la controla completamente

Internet es un conjunto de redes, de ordenadores y equipos fisicamente unidos mediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos cables se presentan en muchas formas: desde cables de red local (varias máquinas conectadas en una oficina o campus) a cables telefónicos convencionales, digitales y canales de fibra óptica que forman las "carreteras" principales. Esta gigantesca red se difumina en ocaciones porque los datos puenes transmitirse vía satélite, o a través de servicios como la telefonía celular, o porquea veces no se sabe muy bien a dónde está conectada.

Intranet

Es uno de los canales de comunicación más desarrollados en los últimos años debido a su inmediatez y bajo costo.

la Intranet es una red interna de computadores que recoge información de la empresa y a la que sólo pueden acceder sus empleados por medio de una clave. Es una red corporativa de información, con las mismas propiedades que Internet, que integra a las personas, los procesos y las informaciones de una empresa.

En la Intranet encontramos:

• Los paquetes son privados
• El costo siempre está controlado
• Gestión de la empresa
• Políticas fuertes
• Fuerza concentrada
• Firme control empresarial

La Intranet es un canal utilizado fundamentalmente para la comunicacion interna y debe aunar las siguientes características:

1. Su presentación irá acorde con la imagen corporativa de la empresa, y todos sus contenidos versarán sobre temas que constribuyan a optimizar el trabajo de los usuarios ya que en ella se recopilarán los distintos procedimientos a seguir para la realización de cualquier tarea dentro de la empresa.
2. Su contenido estará estructurado en función de las distintas áreas o departamentos de la empresa para facilitar su manejo y evitar que el usuario se pierda entre tanta información . Esta debe estar claramente jerarquizada y definida para que su uso sea óptimo.
3. Su actualización irá en función de las necesidades de la entidad, pero es útil que todos los días se revisen sus contenidos para eliminar aquellas informaciones obsoletas que pueden ocacionar inconvenientes o producir disrorciones en su correcta utilización.

Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. El término intranet se utiliza en oposición a internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el ámbito de una organización.

Medios

El responsable de la comunicación cuenta con una serie de herramientas muy útiles a la hora de poner en marca la gran maquinaria de la comunicación interna.

El avance de las nuevas tecnologías en la última década ha sido uno de los factores claves que han contribuido a la consolidación de la comunicación interna como una de las áreas mas importantes dentro de una empresa, al convertirse en portavoz de la empresa frente a sus empleados. La proliferación de computadores y el uso masivo de Internet han contribuido a que las instituciones encuentren en este medio un instrumento de comunicación eficaz y de bajo costo.

Los medios de comunicación a través de los cuales podemos hacer llegar nuestras acciones de comunicación empresarial son los siguientes:

1. Agencias de noticias
2. Emisoras y cadenas de radio
3. Emisoras de TV
4. Diarios de información general y económica
5. Revistas de carácter económico o empresarial
6. Revistas de información general
7. Revistas Especializadas y Técnicas 
8. Portales de Internet específicos para periodistas técnicos

Clientes

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. El servicio al cliente es una potente herramienta de mercadeo. Se trata de una herramienta que puede ser muy eficaz en una organización si es utilizada de forma adecuada, para ello se deben seguir ciertas políticas institucionales.

Los clientes son los que al final deciden si un producto es bueno o malo. Sin su favor, la empresa no existiría; de ahí que día a día se preste una mayor atención a este tipo de públicos.

En el mercado cohabitan multitud de productos de las mismas características, pero quien determina que uno se venda más que otro es el cliente. Es muy difícil influir en la decisión de comprar del consumidor, pero sí se puede lograr que se incline por uno u otro servicio, dependiendo de las ventajas que obtiene tras la adquisición. Un ejemplo de ello son las multitiendas y tarjetas de créditos. con ellas se puede adquirir cualquier producto y pagarlo en las cuotas que desee el consumidor. 

El cliente no solo busca productos de calidad, también desea que la empresa le ofrezca el mejor de los servicios. Esto en definitiva determina el éxito de cualquier cosa.

Contenidos Prueba Coef. 2

• Clientes
• Medios
• Intranet
• Internet
• Publicación interna
• Manual de acogida
• Manual de Imagen
• Tablón de anuncios
• Informe de prensa
• Cursos y seminarios
• Eventos internos
• Buzón de sugerencia
• Relaciones informativas
• Funciones básicas
• Comunicados de prensa